JP Morgan cancella accidentalmente le prove in milioni di errori di tenuta dei registri • Cronologia

JP Morgan è stata multata dalla Securities and Exchange Commission (SEC) degli Stati Uniti per 4 milioni di dollari per aver cancellato milioni di record di posta elettronica risalenti al 2018 relativi alla sua controllata Chase Bank.

Il gruppo di servizi finanziari sembra aver cancellato da qualche parte nella regione di 47 milioni di record di comunicazioni elettroniche da circa 8.700 caselle di posta elettronica che coprono il periodo dal 1 gennaio al 23 aprile 2018.

Molti di questi, a quanto pare, erano documenti aziendali che dovevano essere conservati ai sensi del Securities Act del 1934, ha affermato la SEC in una nota. archiviazione [PDF] dettaglio la sua sentenza.

Ancora peggio, il riempimento significa che non è possibile presentare alcuna prova che la SEC e altri abbiano citato in giudizio nelle loro indagini. “In almeno 12 indagini normative relative ai titoli civili, otto delle quali condotte dal personale della Commissione, JPMorgan ha ricevuto citazioni in giudizio e richieste di documentazione per comunicazioni che non potevano essere recuperate o archiviate perché erano state definitivamente cancellate”, afferma la SEC.

Quello che è successo?

Il problema di JP Morgan è riconducibile a un progetto in cui l’azienda mira a eliminare dai propri sistemi comunicazioni e documenti obsoleti che non devono più essere mantenuti.

Secondo il riepilogo della SEC, il progetto ha riscontrato “lacune”, poiché i documenti contrassegnati per l’eliminazione non sono riusciti a rispettare i processi implementati da JPMorgan.

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Durante la risoluzione del problema, i lavoratori hanno eseguito attività di cancellazione delle comunicazioni elettroniche a partire dal primo trimestre del 2018. Ciò è stato apparentemente fatto nella convinzione che tutti i documenti fossero archiviati in modo tale che nessun record potesse essere eliminato in modo permanente entro i 36 mesi di conservazione regolamentare periodo specificato dalla legge sui cambi.

Da parte sua, JP Morgan attribuisce la colpa direttamente a un fornitore di archivi senza nome che ha assunto per gestire l’archiviazione delle sue comunicazioni.

Il venditore sembra aver confermato sia a JP Morgan che alla Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) in più occasioni che il suo archivio multimediale rispettava le regole dell’Exchange Act relative al periodo di conservazione di 36 mesi, e quindi i documenti che rientrano in tale periodo sono protetti dalla cancellazione.

Inoltre, JP Morgan afferma che è stato applicato un markup aggiuntivo alle cassette postali soggette a “sospensioni fino a contenzioso” al fine di impedire la cancellazione di documenti che devono essere conservati per altri scopi, come il contenzioso.

Tuttavia, la realtà si è rivelata diversa. A giugno 2019, un team del dipartimento Corporate Compliance Technology stava lavorando al progetto per eliminare qualsiasi comunicazione elettronica, incluse e-mail e messaggi istantanei che non dovevano più essere conservati.

Quando le procedure sviluppate da JP Morgan e dal fornitore non sono riuscite a eliminare i documenti appropriati, il team ha tentato di risolvere i problemi del processo, eseguendo attività di eliminazione in più periodi di tempo, comprese le e-mail dal 1° gennaio al 23 aprile 2018.

Ciò è stato apparentemente fatto nella convinzione che fossero in atto misure di salvaguardia che avrebbero impedito la cancellazione di qualsiasi record che doveva essere conservato.

Ma sembra che il fornitore non sia riuscito ad applicare correttamente l’impostazione di blocco sul dominio “Chase” all’interno di JP Morgan, con la conseguente eliminazione permanente di tutte le e-mail in esso contenute, ad eccezione di quelle protette da codifica aggiuntiva in “conservazioni legali”.

Secondo JP Morgan, ne è venuto a conoscenza solo nell’ottobre del 2019, quando il team di scoperta legale dell’azienda ha scoperto che mancavano comunicazioni elettroniche dall’inizio del periodo di tempo del 2018. Ha segnalato l’incidente alla Securities and Exchange Commission nel gennaio del 2020.

In risposta all’incidente, JPMorgan ha affermato di aver implementato la propria tokenizzazione di conservazione di 36 mesi e di aver riformato le proprie procedure operative. Questi impediscono l’esecuzione di lavori di eliminazione su comunicazioni elettroniche che sono ancora soggette a requisiti di conservazione e richiedono inoltre che qualsiasi dipendente che desideri eseguire un lavoro di eliminazione debba ottenere l’approvazione da un responsabile delle informazioni di alto livello.

La SEC ha rilevato che JPMorgan aveva “intenzionalmente violato la Sezione 17(a) dell’Exchange Act e la Rule 17A-4(B)(4) dello stesso” che richiede a broker e dealer di conservare per almeno tre anni tutte le comunicazioni in entrata e le copie di tutte le Corrispondenza inviata relativa alla sua attività.

Alla società è stato ordinato di cessare e desistere dal commettere o causare violazioni future e di pagare una multa di 4 milioni di dollari alla Securities and Exchange Commission.

In una dichiarazione, la società ci ha detto che: “JPMorgan prende molto sul serio i suoi obblighi di tenuta dei registri. Abbiamo adottato misure per migliorare il nostro processo e le nostre procedure”. ®